Робота бухгалтера давно не обмежується робочим місцем в офісі. Частину завдань доводиться виконувати з дому, у відрядженні або під час роботи між кількома офісами. При цьому доступ до облікової системи залишається необхідним: потрібно перевірити документ, провести операцію, сформувати звіт або надати керівнику актуальну інформацію.
Завдання бізнесу в такій ситуації — не просто забезпечити можливість підключення до програми через інтернет, а зробити це безпечно, стабільно та без зайвих складнощів для працівників.
Що потрібно врахувати при віддаленому доступі до BAS
Якщо бухгалтерська система встановлена на одному офісному комп’ютері або локальному сервері, організація віддаленого доступу потребує додаткових налаштувань. Необхідно забезпечити підключення до внутрішньої мережі, захистити доступ і водночас не створити зайвих ризиків для даних підприємства.
Особливо це важливо, коли з однією інформаційною базою працюють кілька співробітників. Бухгалтеру потрібен доступ до документів та звітності, керівнику — до певної аналітики, а менеджеру можуть бути необхідні зовсім інші дані.
Тому віддалена робота потребує не одного універсального доступу для всіх, а продуманої системи розмежування прав.
Безпека доступу
Один із базових принципів — кожен працівник повинен мати власний обліковий запис. Використання спільного логіна для кількох людей ускладнює контроль і не дозволяє точно визначити, хто виконав певну операцію.
Під час налаштування доступу варто дотримуватися кількох правил:
- надавати користувачу лише ті права, які необхідні для роботи;
- не використовувати один пароль для кількох працівників;
- регулярно переглядати список активних користувачів;
- своєчасно блокувати доступ співробітникам, які припинили роботу;
- обмежувати адміністративні права;
- використовувати захищене підключення до системи.
Такий підхід потрібен не лише для віддаленої роботи. Він допомагає контролювати доступ до фінансової та комерційної інформації незалежно від того, де перебуває працівник.
Резервні копії
Віддалений доступ сам по собі не захищає інформаційну базу від втрати даних. Навіть якщо система працює стабільно, залишається ризик технічного збою, помилки користувача або пошкодження бази.
Тому резервне копіювання має бути окремою частиною організації роботи.
Важливо не просто створювати копії, а заздалегідь визначити:
- як часто вони створюються;
- де зберігаються;
- скільки часу залишаються доступними;
- хто відповідає за їх створення;
- чи можна відновити базу з резервної копії.
Для компанії це особливо актуально, якщо в обліковій системі зберігається значний обсяг операційних і фінансових даних.
Власний сервер чи Хостинг BAS
Для віддаленої роботи можна використовувати різні моделі. Підприємство може залишити облікову систему на власному сервері та самостійно організувати віддалене підключення. У цьому випадку потрібно подбати про серверне обладнання, його обслуговування, резервування та захист доступу.
Інший варіант — хостинг облікової системи BAS. Програма та інформаційна база розміщуються на сервері провайдера, а користувачі підключаються до них через інтернет.
Такий підхід може бути зручним для компаній, де:
- бухгалтер працює не тільки з офісу;
- до системи підключається кілька співробітників;
- є потреба в доступі з різних місць;
- немає бажання самостійно підтримувати серверну інфраструктуру;
- потрібно централізувати роботу з однією інформаційною базою.
Наприклад, підприємство, яке використовує BAS Бухгалтерія, може розмістити програму та базу на сервері провайдера. Тоді бухгалтер і керівник отримують доступ до тієї самої системи незалежно від того, де вони працюють. При цьому питання, пов’язані із серверною інфраструктурою, її доступністю та технічним обслуговуванням, частково переходять до провайдера.
Як вибрати хостинг для облікової системи BAS
Сам факт розміщення BAS або іншої облікової системи на віддаленому сервері ще не означає, що рішення буде зручним і безпечним. Перед вибором провайдера варто оцінити умови послуги.
Насамперед слід звернути увагу на продуктивність серверів. Якщо одночасно працює багато користувачів або база містить значний обсяг даних, недостатні ресурси можуть впливати на швидкість роботи.
Не менш важливі резервне копіювання та відновлення даних. Потрібно розуміти, за яким графіком створюються копії та протягом якого періоду їх можна відновити.
Також варто уточнити, як організовані захист доступу, моніторинг та технічна підтримка. Для бухгалтерської системи простій навіть на кілька годин може створити проблеми, особливо під час підготовки звітності або закриття періоду.
Віддалена робота бухгалтера — це не стільки питання конкретного способу підключення, скільки питання правильно організованого доступу до облікової системи. Бізнесу важливо заздалегідь визначити, хто і до яких даних має доступ, як захищене підключення та що відбуватиметься з даними у разі збою чи втрати пристрою.
Якщо ці базові правила продумані, бухгалтер може повноцінно працювати з обліковою системою з дому або іншого місця без зайвих ризиків для підприємства.
